昆明會議活動策劃的幾個步驟
昆明會議活動策劃的幾個個步驟;昆明大型會議活動策劃其會議管理都可分為五大步驟:會前準(zhǔn)備、會議開始、會議進行,會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。會務(wù)管理是核心,活動管理是目標(biāo)。因此,要想成功舉辦一場大型的會議活動,前期的會議策劃是關(guān)鍵。而會議策劃,它是一種資源的整合與配置過程,都是在控制會議風(fēng)險的基礎(chǔ)上,使會議活動效果最佳。要想一場大型會議活動舉辦好,要做好準(zhǔn)備工作。因為一場大型會議活動最可能出現(xiàn)的失誤,在不同的會議階段會有不同的表現(xiàn)。
??1、 會議會前準(zhǔn)備:大型會議主題和日程及任務(wù)分配不明確,參會人員毫無針對性,參會人員也準(zhǔn)備得不充分。
??2、 大型會議開始:大型會議程序太過繁復(fù)冗長,主持人能力有限,主題變動隨意,而且參會人員的層次參差不齊。
??3、 大型會議進行:會議討論消極沉悶,甚至超出議題范圍,會議過程拖沓,常常表現(xiàn)為議而不決。
??4、 大型會議總結(jié):會議效果不明顯,工作安排沒有針對性,也沒有條理清晰的會議總結(jié)。
??5、 跟蹤執(zhí)行:經(jīng)常是那完那了,根本沒有及時有效的后續(xù)工作跟進和信息反饋。
會議本身是一個很重要的管理工具和手段,通過會議策劃,可以很好地對會議中的各個細節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。就像項目管理一樣,需要進行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進,以確保項目及時、出色地完成。例如大型會議準(zhǔn)備方面的策劃,涉及到會議目標(biāo)的設(shè)立、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點的選擇、會議議程的擬定、會議通知的派發(fā)等等。 不僅如此,會場布置檢查的重點、預(yù)訂會議地點的重點考慮項目、簽訂書面合同時的注意事項、烘托良好的會議氛圍的技巧、會務(wù)管理人員分組、與會人員分組需注意的事項、會議證件的制作、會議紀(jì)念品、獎品的制備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗收項目、開會前12小時的檢查工作細則,以及會務(wù)物品準(zhǔn)備的名細等等,都非常重要。
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